De inkopers van Simon Lévelt reizen de hele wereld af voor de inkoop van biologisch, en onder goede arbeidsomstandigheden geteelde koffie en thee. Alle zakelijke uitgaven die hierbij komen kijken, voldoen zij met hun Mastercard Business van de zaak. Makkelijk voor hen en overzichtelijk voor de administratie in Nederland, vertelt Bart Boogaard, Manager Finance bij Simon Lévelt.

Onze directie en inkopers waren de eersten om een Mastercard Business te krijgen, maar het gemak hiervan beviel zo goed dat ook onze accountmanagers die in Nederland blijven een kaart kregen. Zij gebruiken hun Mastercard vooral voor vervoers- en verblijfskosten, lunch, diner en incidenteel voor de aanschaf van iets dat ze voor hun werk nodig hebben. ICS levert ons één overzicht van de uitgaven aan. Dat is makkelijk, maar het grootste gemak is voor de gebruikers. Zij hoeven ook niets voor te schieten, want wij kozen voor het systeem van centraal afrekenen waarbij de zaak direct alle uitgaven betaalt. Je zou ook kunnen kiezen voor privéfacturatie waarbij ICS de factuur aan het personeelslid stuurt en deze het weer bij ons declareert. Dat doen wij dus niet, wij betalen eerst en krijgen de bonnetjes later. Wij zijn een klein bedrijf waarin iedereen zijn verantwoordelijkheid kent en neemt. Wij hebben ook geen reglement dat bepaalt wat je wel en niet mag declareren. Wel zijn er budgetten aan bepaalde projecten toegekend die de bandbreedte aangeven. Alles gaat dus eigenlijk vanzelf en dat is precies ook de reden dat we met Mastercard Business werken.”